Hace varios años, cuando empecé a interesarme por encontrar formas para gestionar mejor mi tiempo y mis tareas me crucé con una sugerencia repetitiva por todo el internet: el primer paso era hacer listas de tareas.
Así que me senté en mi escritorio y me puse a escribir en un post it todo lo que tenía pendiente. Pero a medida que escribía me daba cuenta que un post it no era suficiente. Ni dos, ni tres, y a veces ni cuatro.
Al terminar de hacer la lista pensé que me sentiría tranquila, pero no fue así.
A pesar de tenerlo todo a la vista, me sentía abrumada por ver esa lista de tareas enorme, porque no sabía por cuál de todas ellas empezar y porque cuando busqué formas para resolver esa duda, llegué a las técnicas de priorización y di con una escala que hablaba de categorizar las tareas por urgente e importante, pero yo no lograba comprender qué hacía que una tarea fuera más importante o urgente que otra.
Hice lo que pude, pero me encontré otro obstáculo y fue que a pesar de acabar algunas tareas durante el día, al finalizar la noche tenía la sensación de que no avanzaba porque la lista en vez de acabarse, se hacía cada vez más y más grande.
Yo quería sentir la sensación deliciosa que causa tachar las tareas cumplidas, no sentirme frustrada.
Hoy, que tengo muchos años más de práctica y experiencia miro hacia atrás y me doy cuenta de los errores que estaba cometiendo pero no podía identificar en ese momento. Así que quiero compartírtelos para que tú no los cometas y de paso, para ahorrarte el tiempo y frustración de aprender tras un constante estado de prueba y error.
¿Qué estaba haciendo mal y por qué me sentía tan frustrada y abrumada?
Ven te lo cuento.
Errores comunes con tus listas de tareas y cómo evitarlos 📑
🚫 Error #1. Hacer una única lista demasiado larga y desordenada
Yo solía hacer una sola lista con toooodas las tareas porque creía que todas eran iguales. Pero al hacerlo así me sentía abrumada y frustrada.
Para mejorar este problema lo que hice fue organizar las listas de tareas por categorias y priorizarlas para saber por cuál empezar, además así lograba identificar las del día a día, y no preocuparme anticipadamente por las de la semana ni las de todo el mes.
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🚫 Error #2. Enfocarte únicamente en el resultado
Yo solía creer que lo importante de una tarea era terminarla, enviarla o entregarla. Pero eso hacía que yo sólo me interesara en el resultado y dejara de disfrutar e invluco valorar los avances y el proceso.
Para mejorar este problema empecé a definir las tareas de forma específica y puntual en vez de dejarlas como algo amplio y ambigüo porque eso las hace difíciles de entender. Trata de definir clara y detalladamente laa tarea que tengas por hacer.
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de forma que puedas entenderlas y desarrollarlas poco a poco.
🚫 Error #3. No tener estrategias para valorar el progreso
Yo solía subestimar la importancia de visibilizar los avances de cada tarea. Usualmente una tarea no suele completarse con una sola acción sino con varias, por eso es importante crear y aprender estrategias que hagan visible de forma visual el avance del proceso. Además de que ese apoyo visual también ayuda a contrarestar la tendencia a enfocarse en el resultado.
Para mejorar este problema es importante acudir a estrategias visuales como dibujos o gráficos que faciliten la percepción del avance manteniendo así la motivación y la sensación de buena gestión de las tareas.
🚫 Error #4. No definir un tiempo específico de trabajo
Yo solía creer que saber “qué” tenía que hacer era suficiente e ignoraba completamente la importancia de definir también un “cuándo”. Ese aprendizaje es clave: “Siempre ligar un “qué” con un “cuándo”.
Si no, es una instrucción demasiado etérea que hace muy difícil materializar las acciones. Porque sin un marco temporal, sin un espacio y un tiempo específico para llevar a cabo esos “qué” es fácil ignorar, subestimar, postergar o extender la tarea, lo cual además invisibiliza el avance y engrandece la frustración.
Para mejorar este problema debes asignarle tiempos específicos a cada tarea. La mejor técnica para esto son los bloques de tareas, en sus diferentes tipos y modalidades ¿Los conoces?.
🚫 Error #5. Huirle a los momentos de actualización
La parte de la revisión y el seguimiento de nuestra gestión diaria puede ser la parte más aburridora del proceso, yo te entiendo. Pero no hacerlo aumenta la falta de organización y actualización de los pendientes y cuando eso pasa, es fácil olvidar tareas importantes o a acumular tareas ya cumplidas, vencidas o innecesarias.
Para mejorar este problema debes darle un espacio para la revisión y el seguimiento de tus tareas, puede ser al iniciar y finalizar el día o tu jornada de estudio o trabajo.
Me encantaría saber cuáles son tus principales problemas o desafíos a la hora de trabajar con listas de tareas.
Si te animas a contármelo, te leo en comentarios 💭.
Un abrazo.
-Ale.
Contenido adicional:
- Entrada previa 📄: Priorización de tareas para freelancers: beneficios y puntos clave
- Video YouTube 📹: Errores al hacer listas de tareas y cómo evitarlos
Derechos de autor de la foto: Foto de Claudio Schwarz en Unsplash
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